כמדי שבוע אני מעלה לאתר מאמר עם תובנות והגיגים, טיפים וערך איכותי שאתה יכול לקחת וליישם בחיים שלך. זה מתאים לך בין אם אתה בכיר שעומד בראש מערכות מורכבות, ובין אם אתה בעל עסק מתקדם.
אני עונה לכל מי שכותב לי בחזרה, גם אם זה לוקח לי כמה ימים. אז אל תהסס – אני מחכה להכיר אותך ולשמוע את מה שיש לך להגיד 🙂
הבוקר קיבלתי השראה מיקר ללבי שההתכתבות איתו הזכירה לי את סיפור ההשכל שאני מספרת לך, לראשונה, במאמר. יהיו לנו פה שתי אסטרטגיות לניהול שינויים. גם לשינויים המורכבים ביותר שנדמים לנו, מנקודת המבט שלנו כיום. אשמח שתקרא ותכתוב לי דעתך על הנושא, טוב?
+++
וכמו תמיד >> פה מחכה לך הלינק הישיר שדרכו תוכל לקבוע איתי שיחה במתנה.
דצמבר-ינואר 2008
עופרת יצוקה
עשיתי את אותו מעשה שעשיתי שנתיים קודם. מעשה שהוביל אותי לנהל מעל 4000 מתנדבים בנהריה, במלחמת לבנון ה2. מערך שלימים הפך להיות ארגון סיוע אזרחי במצבי חירום.
גם הפעם זרקתי לתיק ענק כמה בגדים, נעלי ספורט, שק”ש, בקבוק מים, קצת מזומן, קצת שימורים. נשיקה לאמא.
אבל הפעם ירדתי דרומה.
“מה תעשי שם??” אמא שאלה, שוב.
“לא יודעת אמא. מה שצריך”. הלה ענתה, שוב.
זה עוד לא השלב שיש לנו ווצאפ – שנכנס לחיינו רק ב-2009/10. זה שלב של SMSים וחשבונות “פלאפון” מנופחים.
פייסבוק נולד שנתיים קודם. רק ב-2008 נכנס לישראל (ורק ב-2009 הממשק החל להיות מתורגם לעברית) כך שאף אחד עוד לא ידע איך להשתמש בו. אינסטגרם עוד לא נחלם. עוד לא ידענו מה זה סלפי. ואיכסקטוק היה רק “פתק בכותל” של איזה סיני.
מדובר בתקופת האבן, התקופה שבה אשכרה שוחחנו עם אנשים 😉
יום ראשון ל”עופרת יצוקה”:
הגעתי לנתיבות.
בגלל שבשדרות כבר ידעתי שיש מתנדבים מהארגון שהקמתי שנתיים קודם.
אחרי ש”טיילתי” במקומות הרלוונטיים של המתנדבים, והבנתי מראובן (די בטוחה שזה היה שמו) שניהל את המתנדבים מטעם העירייה שבסה”כ הכל בשליטה והם מפוקסים. נתתי לו כמה טיפים – החלפנו טלפונים ותכננתי לחזור הביתה.
43 דק’ אחר כך
ראובן מתקשר:
“הלה, לאור הניסיון שלך במלחמת לבנון השניה, שמעון עזריאל (מהנדס העיר) רוצה לשוחח איתך. אנחנו בבונקר של העירייה, בואי.”
אז באתי.
שמעון ואני ניהלנו שיחה צפופה כשבחוץ אזעקות ויירוטים ובלאגן. אבל שמעון, החכם, הבין שהבחורה שמולו מבינה איזה דבר או שניים במצב חירום ושיש לה ביציות.
אז הוא החל לחלוב ממני מידע שסיפקתי באהבה:
- תגידי, מה עשית כשהיה לכם בנהריה X?
- ואיך דאגת ל- Y מול המתנדבים?
- ומה עשית כשקרה לכם Z?
- ומה היה הסיסטם שלך ל____?
התקופה היא שנתיים אחרי לבנון השניה. המלחמה שתפסה את העורף עם המכנסיים למטה.
עוד לא הוקמה רח”ל (רשות חירום לאומית), עוד לא היו מערכות חכמות. ראשי הרשויות בדרום היו אולי קצת יותר מוכנים, תודעתית, מראשי הרשויות בצפון. רק בגלל שכולם ראו מה קרה בלחמת לבנון ה-2 [וגם בזכות הבנה של פורום ראשי הרשויות המקומיות, המדינה והצבא שצריך לטפל בזה…] אבל הם עדיין לא היו מנוסים.
שמעון, מהנדס העיר נתיבות – התייחס אלי כאל נכס.
בלי טיפת אגו ישב מולי אדם מבוגר, שיכול להיות בקלות אבא שלי, וראה בי הזדמנות פז.
אז עבדתי לפי הסיסטם שהקמתי בנהריה:
הדבר הראשון שוידאתי היה שהם יודעים מה מצב המקלטים שלהם, מפה מדויקת, ציוד. מספרי טלפון של התושבים. מידע רלוונטי לתושב. מה יש/אין בכל מקלט. מיפוי של העיר לרמת באיזה מקלט יש סתימה בצנרת. [שזה מה שהמתנדבים שלי ואני עשינו בשבוע הראשון בנהריה]. עברנו לאיך מנהלים מתנדבים תחת אש.. נהלים.. משמעת.. וכו’.
אחרי מחקר הדדי – הבנתי שהם בסה”כ אחלה מאורגנים.
ואחרי השיחה איתו בחרתי לחזור הביתה.
הבנתי שהם בסך הכל מסודרים. ובשליטה. ולא ראיתי צורך להעמיס אנשים מיותרים שצריך לדאוג להם בשעת חירום, שלא לצורך, בעיר תחת אש.
המקום מכיר הכי טוב את המקום
בתפיסת העולם שלי כבר אז בנוגע למצבי חירום, וכך עד היום בנוגע לניהול שינויים בארגונים ובעולם הביזנס: המקום מכיר הכי טוב את המקום.
- אנשי העיר מכירים הכי טוב את העיר.
- בעל העסק מכיר יותר טוב את העסק שלו ממני.
- המנכ”ל מכיר את הארגון שלו יותר טוב ממני.
- האדם מכיר את עצמו יותר טוב ממני.
זה מכניס הרבה ענווה וצניעות לתהליכים.
הרבה פעמים אנחנו מגיעים למקום חדש ונכנסים כמו איזה “אבו ענתר”. אנחנו ה”יודעים”. הרי הזמינו אותנו, לא? ואנחנו מנוסים, לא? ואם משלמים לנו, אז בכלל!א אנחנו כבר יודעים מה יותר טוב, ומה עובד, לא ככה?
לא.
ששש. כמה רעש.
קצת צניעות לא תזיק.
זו נקודת הפתיחה שלי לכל תהליך שאני מסייעת בו. ומשם, רק מתוך הכבוד הזה, אפשר להנהיג שינוי.
+++
מהנדס העיר, עזריאל, ואני החלפנו טלפונים ונסעתי שעתיים חזרה הביתה.
מאוחר יותר בלילה קיבלתי שיחה מעזריאל:
“הלה, אני צריך אותך במוקד 106 שלנו. משהו לא עובד לי שם. משהו לא מנוהל מדויק ואני חושב שאת תוכלי לפתור את זה.”
“אין בעיה. מחר ב7 אני מתייצבת במוקד”.
יום שני למבצע “עופרת יצוקה”
שבע אפס אפס אני יורדת לבונקר של העירייה, ונכנסת למוקד 106.
7:05 אני פוגשת את המנהלת האגדית של המוקד, דאז. ביום-יום היא ניהלה את מחלקת הגביה בעירייה, ביד רמה. אבל טרם יצא לה לנהל אופרציה של עיר תחת לחץ אש.
אני רואה כמה מתנדבים חביבים שיושבים בעמדות ומשחקים באבלס. כמה חיילי סדיר חמודים שיושבים [גם הם] מול מסכי באבלס. ואז אזעקות.. ואיתן מתחיל מבול של טלפונים. יש נפילה / אין נפילה / מי צריך עזרה / בכי בצד השני של הקו / אמהות שלא הצליחו לרדת למכולת לקנות מצרכים לארוחת בוקר וחוששות לצאת. הרבה מסמכים, בכתב יד. צעקות. והרבה רעש…
מיד אמרה לי המנהלת החביבה: “יופי, מתנדבת חדשה, הנה יש פה עמדה. את מקבלת שיחות מתושבים, מתעדת בפנקס, ושואלת אותי מה להגיד להם בחזרה”.
“תודה”, אמרתי לה
“בינתיים אשב פה בצד ואצפה. אלמד קצת את העבודה, טוב?”
לא אמרתי לה שבאתי לנהל את המוקד. הייתי צריכה אותה איתי. וזה גם לא רלוונטי מי בטייטל. הייתי צריכה להבין את הבעיות ולמצוא להן פתרונות.
וכך ישבתי 12 שעות, כצל.
צפיתי. כתבתי בפנקס שלי נקודות. צפיתי. כתבתי. הסתובבתי קצת בבונקר. ראיתי איפה יושבים היקל”ריסטים, הצצתי במפות. הכרתי את הדמויות. מיפיתי דמויות מפתח. מתי יש ישיבות. מי נוכח בהן. מי הם מנהלי המחלקות. מה הדרישות ממנהלת המוקד בישיבות. מה המידע שיש בלוח המתעדכן. כתבתי. צפיתי. ושתקתי.
ובכל כמה שעות אומרת לי מנהלת המוקד, שלימים הפכה להיות חברת נפש:
“נו, כמה זמן עוד תשבי בלי לעשות כלום, כמה זמן את צריכה ללמוד, את לא רואה שיש מלא עבודה??”
אחרי 12 שעות של “צל” – ניגש אלי עזריאל ואמר לי שבדירה ליד הבונקר ישנים כל אנשי המטה. שאין ממ”ד או מקלט, פשוט רצים לעירייה באזעקות. ושאל מתי אני רוצה ללכת לנוח.
ניצלתי את ההזדמנות ואמרתי לו:
“עזריאל, הבנתי! אני יודעת מה אני רוצה לעשות. אני צריכה אקסלים מיוחדים – אני יודעת מה צריך שיהיה בהם. אני יודעת איך אפשר לייעל ולטייב את המוקד ולאפשר זרימת מידע מהירה והגעה לאפס תקלות. אבל אני לא יודעת איך לעשות את זה. מי האדם שאתה מכיר שיכול לבנות איתי אקסלים רציניים??”
5 דקות חשיבה לגבי איזה סוג ידע אני צריכה באקסלים. כמה טלפונים. וב-21:00 הגיע לבונקר ר’, סטטיסטיקאי שנמצא בוועד המנהל של מפעלי ים המלח.
שלום שלום קצר – והתחלתי לשפוך את הויז’ן.
הסברתי מה הבעיה – ואיך אפשר לפתור אותה. מה אני צריכה שיהיה במערכת שלי. כשאני לא יודעת בכלל אם ואיך אפשר לייצר את זה באקסל.
וכך, עד אור הבוקר: אני אומרת מה, והוא בונה [חלומה של כל אישה בסה”כ]. וככל שהשעות הקטנות של הלילה מתקדמות לבוקר – הויז’ן הופך למציאות.
צבעים ופונקציות מהירות לכל טופל / לא טופל
מחלקות / ראשי מחלקות
רמת דחיפות
סטטיסטיקות
קצב טיפול בבעיה
ועוד הרבה הרבה יותר
כשהכל מתקשר עם הכל.
וכך בנינו מערכת (לימים נתבקשתי להציג אותה בישיבה עם נציגי רח”ל – רשות חירום לאומית). מודה שהיא היתה די גאונית לתקופה ההיא, לאפשרויות, ולזמן ההקמה שלה תחת אש.
במקביל הכנתי הדרכות ומצגות לכל החיילים והמתנדבים. על איך עובדים עם גוגל דוקס (אז זה עוד לא היה דרייב) ואיך עובדים עם המערכת החדשה. קבצי נהלים וכו’.
+++
יום שלישי למבצע “עופרת יצוקה”
ב-7:00 הגיעה מנהלת המוקד ושאלה אותי אם הפעם אני מוכנה לתפוס עמדה. והראיתי לה מה עשינו בלילה.
ב-7:30 כבר קיימתי הדרכה ראשונה לחיילים ולמתנדבים.
ולישיבת מטה החירום של 21:00 כבר ציידתי את מנהלת המוקד בנתוני אמת ריאליים.
וכך, מיום ליום, המערכת שלנו השתכללה ושיפרנו באגים.
משחק הבאבלס כבר לא היה על לוחות המחשבים במוקד. לא רק בגלל שלא מתעסקים איתי 🙂 פשוט היה להם מה לעשות. כל הזמן. והיה ברור מה צריך לעשות ואיך.
כל החבר’ה שלי היו מתוחים ומדוגמים בעמדות שלהם. וכל מה שעשיתי היה לפקח, לפתור בעיות, לשכלל נהלים והעברת מידע, ולוודא שהכל מטופל.
מהירות הטיפול בבעיות גדלה והתייעלה, כל ראש מחלקה בעירייה קיבל ממני, כל חצי שעה [ואחרי כל אזעקה] טבלאות מסודרות של טיפול בבעיות: לפי גיזרה ולפי דחיפות בעיה.
השמועה במטה על השינוי במוקד 106 עשתה כנפיים. וראשי המחלקות החלו להתלונן שהעבודה שלהם גדלה בגלל הבחורה הצעירה מהמוקד 🙂
ידעתי, בכל רגע נתון, מה קורה באיזו גזרה בעיר. כשאני בכלל מתחת לאדמה ומכירה את העיר רק מהמפות.
מדי פעם קופצת ל-5 שעות שינה בדירה ליד – כשאני לא יודעת ליד מי אני ישנה ומי ישן לידי. וכשהיו אזעקות – מי שמע בכלל?? ישנו טוב 🙂
יום אחד שחר יסינובסקי, קב”ט העיר, החליט לעשות לי סיור בנתיבות של מעלה. לראות מה עושים עם המידע המדויק שלי מלמטה…
וכשהתיישבנו על הג’בלאות מול עזה, עם משקפות כדי לזהות טילים, שיגורים וכו’ – רק אז ראיתי בעיניים איך לעבודת הנמלים למטה, יש חשיבות עצומה למעלה.
מנהלת המוקד האדירה הבינה מיום ליום שה”בטלנית” שהגיעה אליה ביום השני ל”עופרת יצוקה” יודעת מה שהיא עושה.
ומיזמתה היא נתנה לי להוביל גם את המוקד וגם את ישיבות מטה החירום. היא הציגה אותי כמנהלת המוקד והתגאתה בי שאני המתנדבת שלה. ומבחינתי? היא היתה המנהלת שלי.
היה משמעותי.
מאוד.
כמעט נשארתי בנתיבות לאור סיפור האהבה שלי עם העיר ואנשיה. יאמר לשבחם שהם הפכו את העולם כדי להשאיר אותי בתפקיד ניהולי בכיר בעירייה. וגם הוזמנתי וקיבלתי אות בטקס הוקרה של העיר [שבטח נמצא באיזה ארגז]. וגם שמרנו על קשר לאורך שנים.
אבל חיבתי לירושלים, שגרתי בה אז, היתה גדולה יותר.
אתה קולט את זה
יש מצב שאם הייתי נשארת בתפקיד ניהולי בכיר בנתיבות – היום לא היית קורא את המאמר הזה 😉
למה הסיפור הזה כל כך חשוב?
יצא לי להיפגש השבוע עם הרבה בכירים שמשמשים כפונקציות משמעותיות, בנקודות מפנה, בארגונים שלהם.
לחלקם כבר אין אוויר והם לא מבינים איך הם יכולים לעשות שינויים גדולים בארגונים שמתנהלים, מימים ימימה, אותו הדבר.
כך יוצא הרבה פעמים שהארגון מחליף את מי שיושב על הכיסא. אבל לא את הכיסא. והכיסא יכול להיות כבר עקום, שבור, עם גלגלי החלפה ומסעד שובר גב.
ומהר מאוד, האדם שיושב על הכיסא, מתחיל לקבל את צורת הכיסא. מרים ידיים. ומתחיל לגבש תפיסה של: If you can’t beat them join them.
סליחה על הפינצ’ור עם כניסת השבת, אבל זו האמת: קשה לעשות שינויים בתוך ארגון.
ואגב, זה בכלל לא משנה אם אתה הסמנכ”ל, או המנכ”ל. אגלה לך סוד: זה גם יכול להיות הארגון שלך, זה שאתה בנית ב-10 אצבעותיך כשאתה הבעלים והמנכ”ל. ועדיין קשה לך לעשות בו שינויים!
זה לא קשה רק כשאתה “שכיר”.
זה קשה גם כשזה שלך.
לא סתם אומרים שאתה יכול להחליף את כל האנשים בארגון – אבל ה-DNA יישאר אותו הדבר.
אתה יכול להביא את כל האמביציה והניקיון שלך לתוך המערכת – אבל לגלות שהמערכת לא בשלה אליך. ולא יודעת איך אוכלים בכיר כמוך.
ואז מה עושים?
יש לנו 2 אפשרויות:
אפשרות ראשונה היא אפשרות ה”אין לי אוויר”.
אתה תמצא את עצמך מפרפר כמו דג במים. מתעסק בטקטיקה, מזיז חיילים על לוח המשחק מפה לשם ומשם לפה. לא נושם, לא ישן, מביא עסקאות קטנות כדי “רק לעמוד ביעד”. וכו’.
לאורך זמן [וזה לא יקח הרבה מאוד זמן] – אתה לא תאהב את הכיסא שלך, אתה תרגיש שאין לך גב ושאתה מבוזבז. בדרך אתה תעצבן את כולם, כי אתה תנסה לעשות איזה מהלך חדש שייתפס כחריג, וכולם שם ירימו גבה ויתחילו לרכל.
זה מה שהיה קורה לי, לו הייתי נכנסת למוקד ותופסת עמדה וטלפון. כי לחץ. ופחד. ומאות שיחות בשעה. ותושבים בהיסטריה וזקוקים לעזרה. ואמא לתינוקות בוכה בצד השני על הקו. ומנהלת שחייבת אותי בעמדה. עכשיו. עכשיו. עכשיו.
האפשרות השנייה היא אפשרות ה”לעלות ליציע”.
לקחת טיים-אווט. ולהתבונן. לחשוב אסטרטגית, גם במחיר של אי עמידה ביעדים. ולגדל ביצים. או ביציות [תבחר מה שמתאים לך].
זה דורש אומץ להגיד לממומנים עליך: “היעד הזה לא יושג השנה, הוא יושג בשנה הבאה. בגלל שעכשיו אנחנו מתחילים לחשוב אסטרטגית ולבנות את התשתית”. יכול להיות שזה גם כולל פגיעה בכיס. ופחות בונוסים.
זה דורש אומץ לעלות ליציע באמצע מלחמה. זה דורש אומץ להמשיך לצפות ו”רק לחשוב”. בפרט כשמנהלת המוקד חושבת שאת בטלנית. ואומרת כמה פעמים לבכירי העירייה שאני מטיילת לה בין הרגליים ולא עושה כלום.
לכל פעולה שאנחנו עושים בחיים יש מחיר ויש רווח.
להישאר במקום שלא טוב לי בו במקסימום שאני ראוי לו בגלגול הזה (זה יכול להיות בבית, בזוגיות, בארגון) יש לזה מחיר.
ולבחור לקיים לעצמי צומת T, לקחת טיים אווט ולעשות משהו אחר ממה שעשיתי עד היום [כשעוד אין לי רעיון וכשאף אחד לא מבין אותי] – גם לזה יש מחיר.
וואלה, אין לי שמץ של מושג מה נכון לך לעשות בסיטואציה שאתה מצוי בה, ואם אתה רוצה אפשר לדבר על זה כאן.
אבל אני יכולה להגיד לך בוודאות מלאה ש:
בכל מקום שבו אני והלקוחות שלי ביצענו שינויים מרחיקי לכת – זה היה רק כשבחרנו להחליף את הכיסא, ולסיים עם כאבי הגב שהכיסא הישן גרם לנו.
הרבה יותר כייף וקל בחיים בלי כאבי גב.
מבטיחה.
בשורות טובות!
שבת שלום
ושבו בנים ובנות לגבולם.
הלה אשר
אשת הסוד של הבכירים
נ.ב
- – פרקים חדשים בפודקאסט שלי: סודות של בכירים [סש”ב], עכשיו באוויר! לחץ כאן להאזנה.
- כדאי שלא תפספס את הניוזלטר הכי חם בסביבה – עם תוכן חדש ומרתק כל שבוע. פה אתה נרשם בחינם: https://uplus.co.il/lp/newsletter/
- קבל במתנה גם מדריך להפחתת סטרס לבכירים ב4 צעדים פשוטים
אשת הסוד של הבכירים - הופכת מנכ"לים מצליחים למאושרים
